Planif sur mobile | Portfolio

"Planif" sur mobile

Description :

Adapter sur smartphone le module de planification présent sur Incovar+ afin de permettre aux planificateurs d’être plus mobiles.

Période :

Mai 2023 - Aujourd'hui

Présentation

En 2020, on comptait 5.19 milliards d’utilisateurs de mobile dans le monde. Soit 67% de la population mondiale. Le mobile et plus particulièrement les smartphones ont pris une place importante dans notre quotidien pour communiquer, se divertir, s’organiser et travailler.

En effet, nous ne sommes pas toujours proche d’un ordinateur comme nous le sommes avec nos smartphone. Effectuer certaines actions via son smartphone comme sur son pc peut s’avérer pratique en cas d’urgence ou pour les professionnels qui alternent des périodes sur site et d’autres sur le terrain.

Incotec peut voir ici une nouvelle opportunité sur le marché. En effet, comme certains concurrents le proposent déjà, développer le module de planification et le rendre accessible via mobile permettrait de proposer de nouvelles fonctionnalités à ses clients tout en continuant d’innover.

Cependant, les utilisateurs du module de planification déjà existant dans Incovar ont tous des besoins, des habitudes et des secteurs d’activités différents. Incotec devra donc proposer de nouvelles fonctionnalités qui répondent aux besoins de tous ses utilisateurs sans dévier des habitudes d’utilisation déjà prises jusqu’ici.

Recherches documentaires

Un matin, un nouveau projet arrive sur mon bureau. Il s'agit d'adapter la planification sur mobile. Et c'est à moi d'effectuer la recherche qui déterminera si ce projet serait pertinent ou non pour nos utilisateurs.

Après plusieurs recherches documentaires, un benchmark et une rapide revue de la littérature j'ai posé les hypothèses suivantes concernant les thèmes suivants :

Tous les utilisateurs

L'utilisation du module de planification sur mobile sera plus simple que sur ordinateur. Les utilisateurs souhaiteront retrouver les fonctionnalités suivantes :
- Voir le planning
- Voir les anomalies
- Corriger un problème rapidement

L'utilisation du module de planification sur mobile sera plus ponctuelle que sur ordinateur. Les utilisateurs choisiront leur mobile plutôt pour consulter que pour une utilisation longue durée.

Responsables / planificateurs :

L'utilisation du module sur mobile sera préférée en cas d'urgence (un désistement de dernière minute, un agent à remplacer)

Eléments à ne pas mettre sur mobile :

Les options de paramétrages des plannings
La gestion des compétences et les combinaisons de compétences trop complexes
la gestion des postes et l'ajout de ressources ne seront pas sur mobile

Pour résumer, les utilisateurs utiliseront le module qu'en cas d'urgence s'ils sont en déplacement, loin de leur ordinateur de travail. Ou pour consulter le planning de la semaine à venir le dimanche soir, sans avoir à allumer le pc.

Recherche utilisateurs

Profil des participants

Planificateurs
Direction jeunesse d'une ville
Responsables de bibliothèque

Profil des utilisateurs finaux

Atsem
Agents de médiathèque
Animateurs périscolaire

Entretiens

J'ai réalisé 4 entretiens utilisateurs avec des clients intéressés par l'idée d'avoir la planification sur smartphone. Ces entretiens avaient pour but de mettre à l'épreuves mes hypothèses et mieux comprendre les besoins métiers des différents professionnels utilisant notre outil.

Conclusion de la recherche

les hypothèses ont étés validées : la planification sur mobile doit être simple, pas aussi complète que la version web et utilisée en majorité de manière "consultative"

Les éléments de réflexion pour la phase d'idéation :

Les paramètres activables ou non chez les clients et leur répercussion sur mobile
Réflexion sur les notifications générées lors des changements sur le planning.
Parcours utilisateurs planificateurs / responsables

Eléments que les utilisateurs souhaitent avoir :

Pouvoir consulter simplement et facilement son planning en tous lieux
Voir avec qui on va travailler (lorsqu'on a un planning d'activité variée)
Savoir qui l'on remplace

Idéation

Jeu de rôle

Incarner un utilisateur ( jour 1 : animateur dans un périscolaire, ATSEM, agent de médiathèque, jour 2 : Directeur.trice adjoint.e de la direction jeunesse d’une ville, Responsable de bibliothèque, Planificateur dans une direction jeunesse) dans le cadre d’un focus groupe, organisé par un cabinet de consultant fictif engagé pour accompagner la transformation de la fonction publique territoriale et l’implémentation d’une application de gestion de planning. Les participants sont amenés à discuter sur des points identifiés lors de la recherche utilisateur.

2 Ateliers

Jour 1 : Co-conception (pour les utilisateurs finaux)

Après s’être mis dans la peau des utilisateurs, les participants étaient invités à donner leurs avis sur comment ils utiliseraient l'application par rapport au contexte écrit sur les différentes cartes.

Ils étaient ensuite invités à analyser des écrans collectés lors de la recherche afin d’identifier en amont des problèmes techniques et ergonomiques.

les objectifs de cette première demi-journée d'atelier étaient :

Faire prendre conscience aux développeurs de qui sont nos utilisateurs et pourquoi il est important de faire certains choix en amont du développement
Identifier tout de suite des contraintes techniques relatives aux éléments que j'avais retenus lors de mon benchmark

C'était un plaisir de réaliser cet atelier avec 5 collègues développeurs, ma collègue UX/UI et enfin, notre Product Manager.

Jour 2 : Userflow (pour les planificateurs)

Une fois le jeux de rôle fini, les participants sont invités à réaliser un user flow en groupe par rapport à tout ce qui s'est dit pendant le jeux de rôle. Les participants doivent indiquer les informations et les interactions qu’un planificateur s’attend à avoir lorsqu’il utilise l’application pour faire un remplacement.

J'ai choisi de faire cet atelier ainsi que la création de userflow pour profiter du savoir de mes collègues qui travaillent avec des planificateurs depuis plusieurs années pour m'aider dans la conception de l'interface qui leur sera dédiée.

Conception

Sur la base des informations collectées jusqu'ici j'ai réalisé un logigramme, un zonning pour l'interface des planificateurs ainsi qu'un service BluePrint d'une fonctionnalité de remplacements.

Tests utilisateurs

J'ai réalisé une première version de l’application que j'ai fait tester à 3 utilisateurs de la planification sur pc ainsi qu'a 3 collègues cheffes de projet habituées à travailler avec ces utilisateurs.

J’étais bien lancée dans le processus classique du double diamant, jeune designeuse que j’étais, suivant le schéma linéaire de recherche, idéation, et conception. Tout se déroulait comme prévu jusqu'aux fameux tests utilisateurs. Ah, les tests utilisateurs, ce moment magique où toutes vos certitudes s'effondrent comme un château de cartes !

Modification après tests :

On change tout ! (ou presque).

Les tests utilisateurs ont montré que se concentrer sur l'aspect des remplacements ne conviendrait qu'a une minorité de clients possédant le module "planification". De plus, les participants aux tests ont tous exprimé le souhait de vouloir interagir avec le planning et non une adaptation mobile des écrans de remplacements qui existent sur pc.

Nouveau parcours de remplacement (depuis le planning)

Protocole pour les nouveaux tests :

Les participants étaient invités à tester le prototype en présentiel quand cela était possible, sinon à distance. Ils devaient réaliser 3 scénarii :
Effectuer un remplacement
Retrouver les informations sur les différents planning
Paramétrer les notifications

Le test durait environ 1h

Participants :

8 participants
1 homme et 7 femmes
6 personnes utilisant l’appli mobile SmartServices au quotidien.

Nouveau parcours d'affectation (depuis le planning)

Petite explication : Certains clients ont une approche qui consiste à "affecter" une personne sur un poste. Lorsqu'un employé est absent, certains utilisateurs souhaitent qu'il soit automatiquement "désaffecté" de son activité alors que d'autre clients souhaitent l'inverse. C'est à cause de ce paramétrage que ces 2 modes de fonctionnement co-existent.

Conclusion

Adapter le module de planification sur mobile est un chantier qui doit se dérouler en plusieurs étapes afin que les utilisateurs puissent prendre le module en main sur leur smartphone:

Une première version, contenant uniquement les différents plannings ainsi que les améliorations du calendrier, est sortie début 2024.
Les interactions avec les plannings (remplacements et affectations) seront ajoutées pour septembre 2024.
Le widget de gestion des remplacements sera mis en place pour la fin d’année 2024.

D’autres ajouts fonctionnels sont à prévoir en fonction des différents retours de nos utilisateurs et de leur besoins dans leurs quotidien.

Ce projet m'a enseigné que même les intuitions les plus lumineuses doivent être confrontées à la dure réalité du terrain. La phrase, très présente sur LinkedIn “You are not your users” a pris tout son sens. Il aurait été utile d'avoir des utilisateurs lors de la phase d'idéation afin d'identifier certaines problématiques bien plus tôt.

Ce projet a été bien plus qu'un exercice de design. Il a fallu jongler entre les attentes de l'équipe et les besoins concrets des utilisateurs. Chaque étape nous a rapprochés de la meilleure solution possible, malgré les obstacles.

Contacts

Adresse mail : ameliefellmann16@gmail.com

Téléphone : 06 67 64 31 69

Linkedin : www.linkedin/in/amelie-fellmann