Widget de badgeage

Widget de badgage

Description :

Améliorer l'ergonomie, la navigation ainsi que l'aspect visuel du widget de badgeage.

Période :

2022 - 2023

Présentation

Fondée en 1981 et dirigé par André Hentzler, Incotec est un éditeur de logiciel RH, d'organisation du travail et de planning.

Ayant débuté avec un ERP, Incotec s'est diversifié avec la gestion des temps et des activités.

Mon premier projet : réinventer le widget de badgeage, une fonctionnalité historique et centrale d'Incovar.

Recherche

Le contexte était complexe. Incotec avait toujours répondu aux demandes spécifiques des clients, créant un logiciel construit sur particularités. Une précédente tentative d'amélioration ergonomique avait échoué, laissant une vague de frustration. La méfiance régnait : "Pourquoi changer ce qui fonctionne ?" disaient mes nouveaux collègues. Parmi eux, certains badgent en utilisant le logiciel.

Nos utilisateurs :

- Des agents titulaires de la fonction publique
- Des contractuels
- Des employés du secteur privé

Note : les agents de la fonction publique badgent en fonction de leur “modèle de jour” défini en amont lors du paramétrage du logiciel.

Entretiens préalables

J'ai réalisé plusieurs entretiens en interne pour mieux comprendre l'historique de cette fonctionnalité afin de poser des hypothèses pour guider la suite de mon travail. J'ai pu identifier les problématiques suivantes :

Comment prévenir les erreurs liées au badgeage ? (oublis, badgeage non pris en compte)
Comment informer les utilisateurs de l'état de leur compteur de temps de travail ?
Comment rendre l'interface plus accessible pour faciliter sa prise en main ?

Etude de l'existant

En explorant les différents documents conseillés par mes collègues lors des entretiens j'ai :

- Analysé des différents modèles de jour, identification des cas de badgeage les plus fréquents

- Réalisé un audit de l'interface existant

- Réalisé un Benchmark de la concurrence

Conclusion de la recherche

Il existe plusieurs "modes" de badgeage en fonction des différents besoins des clients :

Classique, 4x par jour ou plus
Pour les cadre, 1x par jour
Faire une demande de badgeage via le logiciel

Les utilisateurs utilisent majoritairement le widget de badgeage sur leur écran d'accueil ou le pré-widget car ils chargent plus vite. Ils sont également plus faciles à modifier que l'écran de badgeage qui lui est plus ancien.

Il manque des informations relatives au temps de travail pour les utilisateurs, comme l'heure à compter de laquelle ils peuvent partir ou le nombre d'heure qu'il leur reste encore à effectuer aujourd'hui.

Idéation

Organisation :

Jour 1 : Storyboard
Jour 2 : Workflow

L'idéation s'est faite avec des collègues en interne afin de leur présenter la démarche, mais aussi car il aurait été difficile de trouver des utilisateurs volontaires parmi nos clients pendant la période estivale.

Atelier:

Jour 1 : Brainstorming : Les participants sont tous des personnes qui badgent dans leur quotidien de travail. Ils étaient invités à décrire leur badgeage sur une journée type qu’ils soient en présentiel ou en télétravail. A la fin de l’atelier 2 planches ont été réalisées, toutes les deux qualifiées de badgeage "classique" (4x par jour) :
- L'une pour le badgeage en télétravail
- L'autre pour le badgeage sur site.

Jour 2 : Userflow : Les participants étaient invités à travailler ensemble sur l'identification des actions clés conduisant au badgeage

Conclusion des ateliers :

Les ateliers ont permis de mettre en lumière qu’il manquait un cas d’usage : celui du badgeage “mission” (lorsque la personne travaille chez un client par exemple, ou d’un autre lieu de travail extérieur à son domicile ou les locaux de l’entreprise).

Faire participer mes collègues en interne à la phase d'idéation a permis de leur présenter une nouvelle manière de travailler ensemble sur la conception d'une fonctionnalité.

Conception et test

Prototypes

J'ai réalisé les prototypes pour les cas d'utilisations suivant :

Badgeage plusieurs fois par jour: Badger et suivre ses compteurs de temps
Badgeage une fois par jour: Utilisé par les cadres
Badgeage mission : Badger en déplacement
Le pré-widget

J'ai ajouté une animation lorsqu'un utilisateur badge un départ en mission. L'avion reste "en vol" jusqu'à ce que l'utilisateur badge une fin de mission.

Tests

Protocole de test :

Les participants étaient invités à tester le prototype en présentiel. Ils devaient réaliser 3 scénarii :

Badger sur le pré-widget
Badger sur le Widget
Déclarer sa présence

Le test durait environ 1h

Objectif :

S'assurer de la compréhension de l'interface après les modifications
Tester l'ergonomie des parcours utilisateurs au travers de différents scénarii
Récolter des retours sur l'écran de badgeage afin d'amorcer la réflexion sur sa refonte

Les tests ont été réalisés en binôme avec ma collègue Product Owner !

Participants :

5 participants
3 hommes et 2 femmes
5 personnes utilisant le badgeage au quotidien chez Incotec

Conclusion des tests :

S'assurer de la compréhension de l'interface après les modifications

Dans l'ensemble 4/5 testeurs apprécient le changement d'UI.
L'ajout d'animation est apprécié par 3/5 testeurs.
Les nouvelles icônes sont jugées plus compréhensibles par l'ensemble des testeurs.
Le mot "badgeage" doit être enlevé quand on badge qu'une fois pas jour, car on parle plutôt de "présence"

Conclusion

4 versions du widget de badgeage ont été conceptualisées au lieu d’une seule pour répondre aux différents besoin métiers des utilisateurs et de certaines contraintes techniques.

Badgeage plusieurs fois par jour: Badger et suivre ses compteurs de temps.
Badgeage une fois par jour: Déclaration de présence pour les cadres
Badgeage mission : Badger en déplacement
Le pré-widget : il peut s’incruster dans l’intranet des utilisateurs et éviter de surcharger le logiciel lorsque que tout le monde souhaite badger en même temps.

Revoir l’UI du widget de badgeage afin de l’adapter aux différents profils des utilisateurs a été particulièrement bien accueilli.

L’ajout d’animation lors de la validation d’une déclaration de présence, l’envoi d’une demande ou encore l’affichage des compteurs a été très apprécié par les utilisateurs. Cela rend le logiciel “plus sympathique”.

Le projet a été un bon exemple pour implémenter une démarche “produit” au sein de l’entreprise.

Contacts

Adresse mail : ameliefellmann16@gmail.com

Téléphone : 06 67 64 31 69

Linkedin : www.linkedin/in/amelie-fellmann